Effizienz im Facility Management dank intelligenten Räumen

Die Qualität der Luft in Innenräumen ist eine der Hauptaufgaben für ein gesundheitsbewusstes Facility Management. Mit intelligenten Lösungen schaffen Sie perfekte Bedingungen für leistungsfähiges Arbeiten und Lernen sowie für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.

Leerstehende Meetingräume und schlechte Luft – keine optimalen Arbeitsbedingungen

In vielen mittelständischen und grösseren Unternehmen gehören regelmässige Meetings und Zusammenkünfte der Mitarbeitenden zum normalen Büroalltag. Dabei unterliegt das Facility Management oft einer internen Abteilung, die sich um die Raumplanung kümmert. Werden an dieser Stelle die Meetings nicht richtig koordiniert, drohen Leerstände oder Überbuchungen. Wird die Innenluft nicht permanent überprüft, so ist die Atemluft im Raum bereits beim Betreten völlig verbraucht.

Damit beim Arbeiten in Meetingräumen gute Ergebnisse erzielt werden, ist ein optimales Raumklima eine entscheidende Voraussetzung. Gleichzeitig sollte während der Zusammenkunft für ausreichende Belüftung gesorgt werden, damit die guten Arbeitsbedingungen aufrechterhalten bleiben. Insbesondere wenn sich mehrere Menschen im Meetingraum aufhalten, wird die Luft mit zunehmender Dauer immer schlechter.

Eine optimierte Raumnutzung im Facility Management ist für angenehme und leistungsfördernde Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden unverzichtbar. Die intelligenten Systeme von Airica sorgen für ein professionelles Monitoring der Raumluft und verschaffen Ihnen ein permanent gutes Klima.

Wie erreichen Sie mit einem intelligenten Facility Management optimale Arbeitsbedingungen?

Damit die Meetingräume in Ihrem Unternehmen jederzeit optimal genutzt werden, sind neben einer gut durchdachten Planung und eine guten Managements, intelligente Meetingräume wichtig, um ein kontinuierliches Feedback der Arbeitsbedingungen zu erhalten. Ein gut funktionierendes Facility Management sollte diese Fragen beantworten:

• Wie planen Sie die Ausstattung Ihrer Meetingräume?
• Wie managen Sie den Einsatz von Meetingräumen?
• Wie können Sie die Luftqualität in Meetingräumen messen und regulieren?
• Wie helfen Ihnen intelligente Messsysteme die Meetingräume optimal zu betreiben?
• Wie werden die Meetingräume genutzt und wie sind diese ausgelastet?
• Wie können Meetingräume auf die Nutzer (Anzahl, Art der Tätigkeit) optimal zugewiesen werden?
• Wie können nicht benutzte Meetingräume wieder automatisch storniert werden?

Nur wenn es gelingt, mit geeigneten Massnahmen diese Herausforderungen zu meistern, sind Sie in der Lage, das beste Resultat für die Nutzung Ihrer Meetingräume zu erhalten. Die Mitarbeitenden im Unternehmen finden perfekte Arbeitsbedingungen vor und Ihr Facility Management liefert einen positiven Beitrag für Ihr Business.

Meetingraum Planung

Bei der Planung der Meetingräume in Ihrem Unternehmen ist Flächeneffizienz ein wichtiger Faktor. Mit Blick auf hohe Raumkosten sollten Meetingräume bedarfsgerecht geplant werden. In diesem Zusammenhang ist die Anzahl und Grösse der Räume exakt auf die Zahl Ihrer Mitarbeitenden abzustimmen. Zusätzlich ist auf eine gute Belüftung durch Fenster oder eine Klimaanlage zu achten. Bei der Planung ist an die Auslastung der Räume zu denken, damit die bestehenden Kapazitäten gut gelüftet werden können, bevor die nächste Gruppe den Meetingraum betritt.

Teil eines guten Facility Managements ist die Ausstattung der Konferenzräume mit passender Ausrüstung. Besonders die technischen Geräte sollten den Anforderungen an Ihr Business entsprechen. Zusätzlich ist bei der Raumausstattung auf eine Möblierung zu achten, die mehrfach funktional genutzt werden kann. Auch an die Gesundheit der Mitarbeitenden sollten Sie denken, indem Sie ergonomisch geformte Sitzgelegenheiten anbieten.

Meetingraum Management

Zum Meetingraum Management gehört nicht nur die Eintragung von Datum und Uhrzeit, in der die Mitarbeitenden einen Raum nutzen. Ein zu gross gewählter Meetingraum bedeutet die Verschwendung wichtiger Ressourcen und ist wirtschaftlich unrentabel. Die vorhandenen Räume sollten optimal belegt werden, damit nicht zu viele Mitarbeitende an einem Meeting teilnehmen. Im Gegensatz dazu sollte Ghosting verhindert werden. Das sind gebuchte Meetings, bei denen keine Person auftaucht und der gebuchte Meetingraum ungenutzt bleibt.

Ihr Facility Management sollte intelligente Lösungen bereithalten, damit Ihre Meetingräume das ganze Jahr über optimal ausgelastet sind. So gibt es beispielsweise Apps, mit deren Hilfe bequem freie Raumkapazitäten schnell eingesehen werden können. Das erlaubt die kurzfristige Einberufung eines Meetings unter sofortiger Buchung der freien Räume. Umgekehrt ist es möglich, mit technischen Hilfsmitteln festzustellen, wenn ein gebuchter Raum nicht genutzt wird. Das gibt den Mitarbeitenden im Facility Management die Option, die ungenutzten Meetingräume sofort wieder freizugeben.

Intelligente Meetingräume

Während einer Zusammenkunft verändern sich die Bedingungen in Meetingräumen ständig. Insbesondere wenn sich eine grössere Anzahl von Personen in dem Raum befinden, wird die Qualität der Luft mit zunehmender Dauer schlechter. Durch regelmässige Kaffeepausen besteht die Möglichkeit, einen Meetingraum mehrfach zu lüften. Das bedeutet allerdings zeitliche Unterbrechungen des Meetings oder bei geöffnetem Fenster einen ansteigenden Geräuschpegel von Aussen, der die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden beeinträchtigt.

Ein modernes Facility Management bietet Ihnen intelligente Lösungen, die in der Lage sind, die Raumluft im Meetingraum zu überwachen und bei Bedarf automatisch erforderliche Massnahmen anzuzeigen. Damit wird für ein optimales Klima in den Innenräumen gesorgt, dass sich bei den Mitarbeitenden leistungsfördernd und wohltuend auswirkt. Gleichzeitig wird der Verlauf des Meetings nicht unterbrochen und führt zu einem effizienten Ergebnis.

Anzahl Personen messen

Damit die Meetingräume optimal genutzt werden können, ist es wichtig zu wissen, ob die Anzahl der Leute in den Meetingräumen mit der geplanten Kapazität übereinstimmen.

Im Fokus dabei ist nicht nur, ob zu viele Leute in einem Meetingraum sind, sondern auch, ob ein Meetingraum gebucht wurden, jedoch nie jemand für das Meeting aufgetaucht ist oder dann ein Meetingraum genutzt wird, der gar nicht gebucht wurde.

Mit der Hilfe von intelligenten Sensoren kann das Facility Management remote feststellen, wie es um die Nutzung der Meetingräume steht und wo Handlungsbedarf besteht.

Luftqualität messen

Während eines Meetings ist es eine wichtige Aufgabe des Facility Managements die Luftqualität im Innenraum zu messen und permanent zu überwachen. Abstrahlende Körperwärme und der unvermeidbare Ausstoss von Kohlendioxid aus der Atemluft der Anwesenden bei einem Meeting verschlechtern besonders in kleineren Räumen die Qualität der Luft rapide. Dies hat Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und damit auf die Arbeitsergebnisse der Konferenz.

Im Rahmen von modernem Facility Management gibt es Systeme, die in Echtzeit die Luftqualität feststellen können. So erhalten die Teilnehmenden laufend ein Feedback über den Zustand des Raumklimas. Gleichzeitig werden Lösungsvorschläge angezeigt, wie das aktuell ermittelte Raumklima optimiert werden kann. Ein solches System basiert auf den Erkenntnissen der Gesundheitsforschung. Es verbindet gesundheitsbewusstes Arbeiten mit dem Komfort einer intelligenten Lösung.

Meetingraum Reservation automatisch stornieren

Ein gebuchter, aber nicht genutzter Meetingraum ist ein Albtraum für das Facility Management in Ihrem Betrieb. Er beeinträchtigt die Produktivität Ihres Unternehmens, da ein ungenutzter Raum ein Kostenfaktor ist. Gleichzeitig warten vielleicht andere Abteilungen auf einen freien Raum, den Sie für eine Besprechung gerne nutzen möchten.

Damit es keine Ghost Meetings in Ihrem Business gibt, ist ein intelligentes System, das ungenutzte Reservationen automatisch storniert, eine sinnvolle Anschaffung. So kann beispielsweise ein Sensor in einem Raum erkennen, ob dieser auch genutzt wird. Damit kann der verfügbare Raum sofort wieder als frei gemeldet werden und von anderen Mitarbeitenden in Ihrem Betrieb genutzt werden.

Fazit

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Für die Durchführung dieser Besprechungen sind gut ausgestattete und professionell gemanagte Meetingräume ein wichtiger Bestandteil.

Intelligente Meetingräume, die durch effizientes Facility Management bereitgestellt werden, sind die Grundlage für effektive Meetings. Ein kluges System, dass die Anzahl der Personen im Raum erfasst und bei leer stehenden Räumen ein Signal gibt, sorgt für grösstmögliche Effizienz.

Intelligente Meetingräume, welche die Luftqualität messen und Korrekturbedarf sofort anzeigen, wie beispielsweise das System von AIRICA runden ein effizientes Facility Management perfekt ab.